EXIST Startup Grant (EGS)

• Das Gründungsteam nimmt Kontakt mit der Gründungsservice auf.
• Das Gründungsteam erarbeitet ca. 3 Monate mit Feedback des Gründungsservices ein Ideenpapier.
• Zusammen mit der EXIST Koordination und dem Drittmittelmanagement reicht das Gründungsteam den Antrag ein.
• Das EXIST Handbuch (PTJ) informiert ausführlich zum EXIST-Gründungsstipendium.

UHH Zugänge beantragen

Das Gründungsteam beantragt über den Arbeitsbereich der Mentorin/des Mentors bei der Fachbereichs IT (wenn nicht vorhanden, dann direkt beim RRZ) 

• B-Kennung (für Zugang zum UHH-Intranet KUS-Portal, Bestellsystem, SharePoint-Kontoauszug, UHH-Mail);
• ggf. Arbeitsplatzausstattung (Laptop, Bildschirm, Möbel, Raum).
  Die aus Mitteln der Mentorin/des Mentors beschafften Gegenstände können nicht an das gegründete Unternehmen übergeben werden!

Einkauf vorbereiten

• Bestellungen für das Projekt organisiert ihr grundsätzlich über den Einkauf der Universität Hamburg (siehe FAQ im KUS).
• Nehmt Kontakt mit dem Einkauf grundsätzlich per E-Mail auf, weitere Kontaktmöglichkeiten findet ihr hier (KUS).
• Plant 4 - 2 Wochen Vorlauf ein. Soll eine große Anschaffung oder eine 12-Monats-Lizenz eingekauft werden, organisiert den Einkauf bereits vor Projektbeginn, auch wenn noch keine Projektbewilliung vorliegt. In der Zeit könnt ihr schon alle notwendigen Vorbereitungen treffen, z.B. müssen bei Beschaffungen über 1000 Euro im Regelfall 3 Angebote eingeholt werden. 
• Grundsätzlich stellt das Gründungsteam für alle Beschaffungsvorgänge einen Antrag = Bedarfsanforderung (KUS) (entweder über SRM oder über ein PDF (FID), das per E-Mail mit der EXIST-Koordination in CC versandt wird), auch für Honorar- und Werkverträge. Die/der EXIST-KoordinatorIn in der Transferagentur gibt die Bestellungen frei. 

Stipendienverträge vorbereiten

• Die/der EXIST-KoordionatorIn in der Transferagentur sendet dem Gründungsteam einen Stammdatenfragebogen für die Erstellung der Stipendienverträge zu.
• Das Vertragsmanagement in der Transferagentur bereitet die Stipendienverträge vor.
• Die Verträge werden erst fertiggestellt, wenn die Projektbewilligung im Drittmittelmanagement der Finanzabteilung vorliegt und die Drittmittelsachbearbeitung das Projektkonto (= PSP-Element) erstellt hat. 
• Nach Fertigstellung der Verträge beauftragt die EXIST-Koordination die Buchhaltung der Finanzabteilung mit der Stipendienauszahlung.

Projektbewilligung liegt vor

• Die Mentorin bzw. der Mentor und die Drittmittelsachbearbeitung erhalten einen Bewilligungsbescheid und leiten diesen an den Gründungsservice und EXIST-Koordination weiter.
• Fragen an / Informationen des PTJ (=Mittelgeber):
  • per Mail: schreibt immer beide im Bescheid genannte AnsprechpartnerInnen gemeinsam an, Gründungsservice und EXIST-Koordination in CC und nennt im Betreff das im Bewilligungsbescheid genannte Förderkennzeichen.
  • per Telefon: EXIST-Hotline 
  • EGS Handbuch (PTJ)
  • FAQ (PTJ)
  • Download (PTJ)
• Die/der SprecherIn des Gründungsteams erhält Zugriff auf
  • UHH-Mail
  • KUS-Portal
  • SAP SRM-Bestellungen
  • SharePoint Kontoauszug
  • Projektmeilensteinerinnerung per Mail (auf Wunsch)
• Die GründerInnen erhalten ihre Stipendienverträge.
• Während des Projektes sind Meilensteine (MS) zu erreichen (siehe nächste Schritte). Hierzu berät Euch Euer Gründungsservice.

1 Monat nach Projektbeginn

• MS: ESF-Fragebogen ausfüllen; Link wird durch beauftragtes Umfragezentrum verschickt (Gründungsteam)
• MS: EXIST-Monitoringfragebogen, Link wird durch PTJ zugesandt (Gründungsservice)
• Auftaktgespräch (Gründungsservice)

3 Monate nach Projektbeginn

• MS: Seminar (PTJ)

5 Monate nach Projektbeginn

• MS: Zwischenpräsentation (Gründungsteam)
• MS: Bewertung Zwischenstand beim Mittelgeber einreichen, Drittmittelmanagement und EXIST-Koordination in CC (Gründungsservice)

10 Monate nach Projektbeginn

• MS: Businessplan fertigstellen und präsentieren (Gründungsteam)
• MS: Ergebnisbericht und Businessplanbewertung beim Mittelgeber einreichen, Drittmittelmanagement und EXIST-Koordination in CC (Gründungssservice)
• MS: EXIST-Monitoringfragebogen (Gründungsteam)

Projektbewilligung liegt vor

• Die Mentorin bzw. der Mentor und die Drittmittelsachbearbeitung erhalten einen Bewilligungsbescheid und leiten diesen an den Gründungsservice und EXIST-Koordination weiter.
• Fragen an / Informationen des PTJ (=Mittelgeber):
  • per Mail: schreibt immer beide im Bescheid genannte AnsprechpartnerInnen gemeinsam an, Gründungsservice und EXIST-Koordination in CC und nennt im Betreff das im Bewilligungsbescheid genannte Förderkennzeichen.
  • per Telefon: EXIST-Hotline 
  • EGS Handbuch (PTJ)
  • FAQ (PTJ)
  • Download (PTJ)
• Die/der SprecherIn des Gründungsteams erhält Zugriff auf
  • UHH-Mail
  • KUS-Portal
  • SAP SRM-Bestellungen
  • SharePoint Kontoauszug
  • Projektmeilensteinerinnerung per Mail (auf Wunsch)
• Die GründerInnen erhalten ihre Stipendienverträge.
• Während des Projektes sind Meilensteine (MS) zu erreichen (siehe nächste Schritte). Hierzu berät Euch Euer Gründungsservice.

1 Monat nach Projektbeginn

• MS: ESF-Fragebogen ausfüllen; Link wird durch beauftragtes Umfragezentrum verschickt (Gründungsteam)
• MS: EXIST-Monitoringfragebogen, Link wird durch PTJ zugesandt (Gründungsservice)
• Auftaktgespräch (Gründungsservice)

3 Monate nach Projektbeginn

• MS: Seminar (PTJ)

5 Monate nach Projektbeginn

• MS: Zwischenpräsentation (Gründungsteam)
• MS: Bewertung Zwischenstand beim Mittelgeber einreichen, Drittmittelmanagement und EXIST-Koordination in CC (Gründungsservice)

10 Monate nach Projektbeginn

• MS: Businessplan fertigstellen und präsentieren (Gründungsteam)
• MS: Ergebnisbericht und Businessplanbewertung beim Mittelgeber einreichen, Drittmittelmanagement und EXIST-Koordination in CC (Gründungssservice)
• MS: EXIST-Monitoringfragebogen (Gründungsteam)

PSP element (account) and SharePoint account statement

• The third-party funding management sets up your PSP element (account) as soon as your application has been approved and the grant notification has been received there. The third-party funding administration ensures that funds are requested quarterly from the funding provider and transferred to your UHH account (PSP element), from which you pay your project expenses.
  • Services of third-party funding management (see Federal/AdW), contacts for third-party funding management (KUS intranet), or enquire at drittmittel"AT"uni-hamburg.de if necessary.
• You can view your expenses via the SharePoint account statement (a B-ID is required).
  • Contacts for the SharePoint account statement (SharePoint pages)

Financial plan changes

• As soon as the grant amount of a team member changes, reallocations between material resources and coaching funds become necessary, or a no-cost extension of the project duration is made, a financial plan amendment must be requested from PTJ.
• Prepare the revised financial plan and send it with justification to the startup service at gruendung"AT"uni-hamburg.de. The startup service will have the revised financial plan signed by third-party funding management and submit it together with your justification to PTJ by email.
  • Financial plan amendment template (PDF TA)

Organising material resource orders

• It is important that you are familiar with the content of the EXIST guideline and the grant notification.
• Submit your order requests via the requirements request form or via SAP-SRM. Both options are possible.
• Order processing takes approximately 1–6 weeks.
• For orders above €1,000, submit two additional comparative quotes along with your preferred offer, or justify in 2–3 sentences in the request form why only this specific provider is suitable.
• Deliveries to private addresses are possible for EXIST projects (normally only to UHH facilities). If necessary, initially provide your mentor’s address as the delivery address. This can be changed later in SAP SRM or in the request form.
• Procurement information – please pay particular attention to the FAQ.
  • Requirements request form (PDF in the KUS intranet)
  • SAP-SRM ordering access
    • If you have a B-ID and a PSP element, the startup service will request SRM access for you (PDF in the KUS intranet), and you will receive training.
    • Orders up to €5,000 can be submitted directly in SAP SRM. Orders of higher value must be approved in SAP SRM by the startup service.
    • If procurement does not respond, check your UHH email inbox associated with your B-ID.
• Contacts for procurement (KUS intranet)
• Functional mailbox procurement: einkauf-citycampus"AT"uni-hamburg.de

Organising service and fee contracts

• The service and fee contracts team prepares the contracts for you. Complete a requirements request form for contract preparation and send it to the team.
  • Requirements request form (PDF in the KUS intranet)
• Information on service and fee contracts (KUS intranet)
• Contacts for the service and fee contracts team (KUS intranet)
• Functional mailbox service and fee contracts team: werkvertrag"AT"uni-hamburg.de

Submitting travel expenses

• EXIST grant holders are subject to the rules for “guests.” Book your travel independently and submit receipts together with the event agenda and supporting documents to the travel expenses team.
  • Travel expense submission form (PDF TA)
• Information on travel expenses for “guests” (KUS intranet)
• Contacts for the travel expenses team (KUS intranet)
• Functional mailbox travel expenses team: reisen.uhh"AT"uni-hamburg.de

Reimbursement of expenses (in exceptional cases)

• In general, all expenses should be handled via the university administration. In exceptional cases where you have paid for something yourself, you may apply for reimbursement.
  • Expense reimbursement form (PDF in the KUS intranet)
• Functional mailbox procurement: einkauf-citycampus"AT"uni-hamburg.de

12 months after project start

• The project ends after 12 months.
• With sufficient justification, the startup team, together with the startup service and the EXIST coordination team, can apply to the funding provider by email for a three-month no-cost extension of the project period. During this time, no further grants will be paid, but orders can still be placed. A revised financial plan must also be submitted for this purpose (see above).
• Orders after the project end are generally not possible. In exceptional cases, the startup team can apply to the funding provider to allow the delivery date to be used in the proof of expenditure, even if the booking is made after the project period.

15 months after project start

• MS: Prepare the proof of expenditure (financial report – exist.de) (third-party funding administration)
• The founded company receives a transfer agreement regulating the transfer of ownership of items, services, and licenses, as well as a de minimis certificate (exist.de) for tax purposes (startup service).
• The startup service also handles, if applicable, the deregistration of items over €800 from the asset accounting register.
  • Asset accounting information (KUS intranet)
  • Asset disposal form (PDF in the KUS intranet)

24 months after project start

• MS: Complete the EXIST monitoring questionnaire in years 1, 3, and 5 after the project end; the funding provider will send the link (startup team)